Przetarg tworzy taryfikator stawek. Zarządzanie stawkami to wszystko, co dzieje się z tym taryfikatorem później: gdzie jest przechowywany, w jaki sposób dołączane są do niego dopłaty, jak proponowana cena jest z nim weryfikowana oraz skąd na koniec kwartału wiedzą Państwo, czy zapłacono uzgodnioną kwotę.
To odrębne dziedziny o różnych źródłach błędów, a ich mylenie sprawia, że wielu załadowców przeprowadza znakomity przetarg, a mimo to nie potrafi odpowiedzieć, ile dziś kosztuje dana relacja.
Dlaczego taryfikator traci aktualność
Wywalczona stawka jest dokładna w dniu jej podpisania. W ciągu kolejnego roku rozkładają ją cztery czynniki:
- Indeksacja paliwa. Dopłaty zmieniają się według wzoru i publikowanego indeksu, więc stawka efektywna zmienia się co miesiąc, mimo że stawka bazowa pozostaje bez zmian.
- Opłaty dodatkowe. Postojowe, ponowne dostarczenie, dodatkowe rozładunki i opłaty za sprzęt dotyczą pojedynczych przewozów i rzadko znajdują się w tym samym systemie co stawka bazowa.
- Rozrost zakresu. Nowe lokalizacje, nowe produkty i zmienione wolumeny generują przewozy, których przetarg nigdy nie wycenił; są one wyceniane doraźnie, a potem po cichu stają się stałym elementem.
- Zastępstwo przewoźnika. Gdy wybrany przewoźnik odmawia, ładunek jedzie po innej cenie pod tym samym oznaczeniem relacji.
Żaden z tych przypadków nie jest nadużyciem. To normalna rzeczywistość operacyjna programu transportu drogowego i właśnie dlatego stawka, z którą porównują Państwo oferty w przyszłym roku, często nie jest stawką, którą faktycznie zapłacono.
Jak wygląda użyteczna struktura stawek
Rekord stawki, który przetrwa cały rok, zawiera pięć elementów – rozdzielonych, a nie zlanych w jedną liczbę:
- Stawkę bazową oraz jednostkę, w której jest wyrażona: za kilometr, za ładunek lub za paletę.
- Okres obowiązywania, dzięki czemu wygasła stawka przestaje być możliwa do zaoferowania, zamiast po cichu obowiązywać dalej.
- Mechanizm paliwowy: indeks, poziom bazowy, częstotliwość przeglądu oraz udział stawki na niego narażony.
- Cennik opłat dodatkowych, wyceniony, a nie negocjowany przy każdym zdarzeniu.
- Warunki , które stawka zakłada: czas wolny od opłat, liczbę rozładunków, sprzęt, godziny załadunku.
To ostatnie pole jest najczęściej pomijane, a przy tym najkosztowniejsze. Stawka wyceniona przy dwóch godzinach czasu wolnego, a realizowana w lokalizacji, gdzie średnia to cztery godziny, nie jest stawką, którą Państwo uzgodnili – a bez zapisanego założenia nie ma na co się powołać. Mechanizm ten opisujemy w przestojów i postojowego.
Benchmarking i jego uczciwe ograniczenia
Benchmarking odpowiada na pytanie, czy stawka jest rozsądna względem rynku. Jest przydatny, ale regularnie bywa nadinterpretowany.
Indeks rynkowy odzwierciedla średnią relacji o różnym czasie wolnym, różnych profilach rozładunku, różnym sprzęcie i różnych zobowiązaniach wolumenowych. Państwa relacja nie jest tą średnią. Benchmarki dobrze więc wskazują wartości odstające, a słabo nadają się do wyznaczania celów: stawka o 30% powyżej indeksu wymaga rozmowy, natomiast stawka o 4% powyżej niego zwykle odzwierciedla warunek usługi, którego indeks nie widzi.
Porównaniem, które bije każdy zewnętrzny indeks, jest Państwa własna historia na tej samej relacji, przy tych samych warunkach, u różnych przewoźników. Te dane znajdują się w Państwa własnych przewozach, co przemawia za trzymaniem stawek i cen zrealizowanych w jednym miejscu, a nie w arkuszu zakupowym i systemie fakturowym, które nigdy się nie spotykają.
Stawki spot są częścią tej samej struktury
Spot to nie przeciwieństwo kontraktu, lecz zawór przelewowy. Pytanie brzmi, czy jest zarządzany. Niezarządzany spot oznacza planistę dzwoniącego do przewoźników i akceptującego cenę bez punktu odniesienia. Zarządzany spot to krótka, uporządkowana runda wśród znanych przewoźników, wyceniana względem stawki kontraktowej dla tej samej relacji, z wynikiem zapisanym pod tym samym oznaczeniem relacji.
Różnica ujawnia się przy kolejnym przetargu. Załadowca, który może pokazać przewoźnikom, jaka część wolumenu trafiła na spot, z jaką premią i dlaczego, negocjuje w oparciu o dowody. Ten, który nie może, prosi przewoźników o wycenę niepewności. Kiedy zabezpieczyć stawkę, a kiedy zachować elastyczność, opisujemy w stawki spot a stawki kontraktowe.
Zamknięcie pętli tym, co faktycznie zapłacono
Ostatnim elementem jest rozliczenie: porównanie faktury ze stawką, która powinna była obowiązywać. Trzy kontrole wychwytują większość wartości.
Porównać zastosowaną stawkę bazową z obowiązującą stawką dla danej relacji w danym dniu. Przeliczyć korektę paliwową na podstawie publikowanego indeksu, zamiast przyjmować podaną wartość. Oraz sprawdzić opłaty dodatkowe względem cennika, zwłaszcza opłaty postojowe, które są stosowane najczęściej, a udokumentowane najrzadziej.
Wystarczy robić to co miesiąc na próbce. Celem nie jest audyt każdej faktury, lecz poznanie skali i kierunku różnicy między kwotą uzgodnioną a zapłaconą, bo to właśnie ta różnica jest realnym wsadem do kolejnej rundy. Za utrzymanie struktury stawek i przeprowadzenie przetargu, który ją tworzy, odpowiada oprogramowanie do zakupów transportowych . Proces, który tworzy sam taryfikator, opisujemy w naszym poradniku o prowadzeniu rocznego przetargu na transport drogowy, a bazę kosztową dla dowolnej relacji odbudują Państwo za pomocą kalkulatorem stawek transportu drogowego.
