A tender egy díjtáblát eredményez. A díjkezelés mindaz, ami ezzel a táblával ezután történik: hol tárolják, hogyan kapcsolódnak hozzá a felárak, hogyan vetik össze vele az árajánlatot, és hogy a negyedév végén honnan tudja Ön, hogy valóban a megállapodott összeget fizette-e.
Ezek egymástól eltérő szakterületek, más-más buktatókkal, összemosásuk pedig épp azért veszélyes, mert sok feladó kifogástalanul lebonyolítja a tendert, mégsem tudja megmondani, mennyibe kerül ma egy adott viszonylat.
Miért avul el a díjtábla
A megítélt díj az aláírás napján pontos. A rákövetkező év során azonban négy erő feszegeti szét:
- Üzemanyag-indexálás. A felárak egy képlet és egy közzétett index alapján mozognak, így a tényleges díj havonta változik, még ha az alapdíj nem is.
- Pótdíjak. A várakozás, az újrakiszállítás, a további lerakási pontok és az eszközdíjak az egyes fuvarokhoz kapcsolódnak, és ritkán ugyanabban a rendszerben szerepelnek, mint az alapdíj.
- Elcsúszó terjedelem. Új telephelyek, új termékek és megváltozott volumenek olyan fuvarokat hoznak létre, amelyeket a tender sosem árazott be; ezeket eseti alapon árazzák, majd csendben állandósulnak.
- Fuvarozócsere. Ha a megítélt fuvarozó visszalép, a rakomány más áron indul el ugyanazon viszonylat hivatkozása alatt.
Ezek egyike sem visszaélés. A közúti fuvarozási program megszokott működési valósága ez, és épp emiatt fordul elő gyakran, hogy a jövő évi ajánlatokhoz viszonyított díj nem az a díj, amelyet ténylegesen kifizetett.
Hogyan néz ki egy használható díjstruktúra
Egy olyan díjrekord, amely átvészeli az évet, öt dolgot tart nyilván – elkülönítve, nem pedig egyetlen összegbe olvasztva:
- Az alapdíj és a mértékegység, amelyben kifejezik, legyen az kilométerenkénti, fuvaronkénti vagy raklaponkénti.
- Az érvényességi időszak, hogy a lejárt díj ne legyen többé ajánlható, ahelyett hogy észrevétlenül tovább élne.
- Az üzemanyag-mechanizmus: az index, az alapszint, a felülvizsgálat gyakorisága és a díjnak az a hányada, amely ki van téve neki.
- A pótdíjtáblázat, beárazva, nem pedig eseményenként megtárgyalva.
- A feltételek , amelyeket a díj feltételezett: a szabad idő, a lerakási pontok száma, az eszköz, a rakodási órák.
Ez az utolsó mező marad ki a leggyakrabban, és ez kerül a legtöbbe. Egy kétórás szabad időre árazott, de átlagosan négy órás telephelyen teljesített díj nem az a díj, amelyben megállapodtak, és ha a feltételezés nincs rögzítve, nincs mire hivatkozni. A részleteket a várakozási és állásidődíjakadatai szerint.
Piaci összehasonlítás és annak őszinte korlátai
A piaci összehasonlítás arra ad választ, hogy egy díj észszerű-e a piachoz képest. Hasznos, ám rendszeresen túlértékelik.
Egy piaci index olyan viszonylatok átlagát tükrözi, amelyek szabad ideje, lerakási profilja, eszközigénye és volumenvállalása mind eltérő. Az Ön viszonylata nem ez az átlag. A benchmarkok ezért jól azonosítják a kiugró értékeket, de rosszul jelölnek ki célokat: egy indexnél 30%-kal magasabb díj beszélgetést érdemel, míg egy 4%-kal magasabb díj rendszerint olyan szolgáltatási feltételt tükröz, amelyet az index nem lát.
Az az összehasonlítás, amely bármely külső indexet felülmúl, a saját múltbeli adatai ugyanazon a viszonylaton, azonos feltételekkel, fuvarozókon átívelően. Ezek az adatok az Ön saját fuvaraiban rejlenek – épp ezért érdemes a díjakat és a teljesített árakat egy helyen tartani, nem pedig egy beszerzési táblázatban és egy számlázórendszerben, amelyek soha nem találkoznak.
A spot díjak ugyanennek a struktúrának a részei
A spot nem a szerződés ellentéte, hanem a túlfolyószelep. A kérdés az, hogy szabályozott-e. A szabályozatlan spot azt jelenti, hogy egy diszpécser felhívja a fuvarozókat, és viszonyítási pont nélkül elfogad egy árat. A szabályozott spot rövid, strukturált kört jelent ismert fuvarozók között, ugyanazon viszonylat szerződéses díjához árazva, az eredményt pedig ugyanahhoz a viszonylathoz rögzítve.
A különbség a következő tendernél mutatkozik meg. Az a feladó, aki meg tudja mutatni a fuvarozóknak, a volumen mekkora hányada ment spotra, milyen felárral és miért, bizonyítékok alapján tárgyal. Aki nem tudja, az arra kéri a fuvarozókat, hogy a bizonytalanságot árazzák be. Hogy mikor érdemes rögzíteni és mikor rugalmasnak maradni, azt a spot vagy szerződéses szállítási díjakadatai szerint.
A kör lezárása azzal, amit valóban kifizettek
Az utolsó elem az egyeztetés: a számla összevetése azzal a díjjal, amelyet alkalmazni kellett volna. Három ellenőrzés fogja meg az érték nagy részét.
Vesse össze az alkalmazott alapdíjat az adott viszonylatra, az adott napon érvényes díjjal. Számolja újra az üzemanyagfelárat a közzétett index alapján, ne pedig a megadott számot fogadja el. A pótdíjakat pedig vesse össze a táblázattal, különösen a várakozási díjakat, amelyeket a leggyakrabban alkalmaznak, és a legritkábban dokumentálnak.
Elég ezt havonta, egy mintán elvégezni. A cél nem minden számla auditálása, hanem hogy tudja: mekkora és milyen irányú a rés a megállapodott és a kifizetett között, mert ez a rés a következő kör valódi bemenete. A díjstruktúra kezelése és az azt előállító tender lebonyolítása az, amit a fuvarbeszerzési szoftverekben ; magát a díjtáblát létrehozó folyamatot pedig az éves közúti fuvarozási RFP lebonyolítása, és bármely viszonylatra újraépítheti a költségalapot a közúti fuvardíj-kalkulátoradatai szerint.
