Výběrové řízení vyústí v ceník. Správa přepravného je pak vše, co se s tímto ceníkem děje potom: kde je uložen, jak se k němu připojují příplatky, jak se proti němu prověřuje nabídnutá cena a jak na konci čtvrtletí zjistíte, zda jste zaplatili to, na čem jste se dohodli.
Jde o odlišné disciplíny s odlišnými způsoby, jak mohou selhat, a právě jejich zaměňování je důvodem, proč řada odesílatelů zvládne výběrové řízení na výbornou, a přesto nedokáže říct, kolik dnes daná trasa stojí.
Proč ceník ztrácí platnost
Vysoutěžená cena je přesná v den, kdy ji podepíšete. Během následujícího roku ji ale rozkládají čtyři síly:
- Indexace paliva. Příplatky se řídí vzorcem a zveřejňovaným indexem, takže se efektivní cena mění každý měsíc, i když se základ nezměnil.
- Doplňkové poplatky. Čekání, opakované doručení, dodatečné vykládky a poplatky za vybavení se váží na jednotlivé přepravy a jen zřídka jsou vedeny ve stejném systému jako základní přepravné.
- Rozšiřování rozsahu. Nové provozovny, nové produkty a změněné objemy vytvářejí přepravy, které výběrové řízení nikdy neocenilo; ty se pak nacení ad hoc a tiše se z nich stane trvalý stav.
- Náhrada dopravce. Když vysoutěžený dopravce zakázku odmítne, přeprava se uskuteční za jinou cenu pod stejným označením trasy.
Nic z toho není pochybení. Je to běžná provozní realita programu silniční přepravy a právě proto cena, kterou porovnáváte s nabídkami pro příští rok, často není cenou, kterou jste skutečně zaplatili.
Jak vypadá použitelná struktura přepravného
Záznam o ceně, který přežije celý rok, drží pět údajů, a to oddělených, nikoli sloučených do jednoho čísla:
- Základní přepravné a jednotku, ve které je vyjádřeno, ať už za kilometr, za přepravu nebo za paletu.
- Okno platnosti, aby platnost cenu po vypršení přestala být nabídkovou, místo aby tiše platila dál.
- Palivový mechanismus: index, výchozí úroveň, četnost přehodnocení a podíl ceny, který je mu vystaven.
- Sazebník doplňkových poplatků, nacený, nikoli vyjednávaný u každé události zvlášť.
- Podmínky , z nichž cena vycházela: doba čekání zdarma, počet vykládek, vybavení, hodiny nakládky.
Právě toto poslední pole se nejčastěji vynechává a přitom vyjde nejdráž. Cena nabídnutá při dvou hodinách čekání zdarma a realizovaná v provozovně s průměrem čtyř hodin není cenou, na které jste se dohodli, a bez zaznamenaného předpokladu se nemáte o co opřít. Mechanismus popisujeme v části zdržné a stání vozidla21,6 % všech vozokilometrů v silniční nákladní dopravě EU.
Benchmarking a jeho poctivé meze
Benchmarking odpovídá na to, zda je cena vůči trhu rozumná. Je užitečný a pravidelně se přeceňuje.
Tržní index odráží průměr tras s odlišnou dobou čekání zdarma, odlišnými profily vykládek, odlišným vybavením a odlišnými závazky k objemu. Vaše trasa tímto průměrem není. Benchmarky proto dobře odhalují extrémy, ale špatně stanovují cíle: cena o 30 % nad indexem si zaslouží rozhovor, zatímco cena o 4 % nad ním obvykle odráží podmínku služby, kterou index nevidí.
Srovnáním, které porazí jakýkoli externí index, je vaše vlastní historie na téže trase, za stejných podmínek, napříč dopravci. Tato data existují uvnitř vašich vlastních přeprav, což je argument pro to držet ceny a realizované částky na jednom místě, nikoli v nákupní tabulce a fakturačním systému, které se nikdy nepotkají.
Spotové ceny jsou součástí téže struktury
Spot není opakem kontraktu, je to přepadový ventil. Otázkou je, zda je pod kontrolou. Neřízený spot znamená, že plánovač obvolává dopravce a přijme cenu bez jakéhokoli vztažného bodu. Řízený spot znamená krátké strukturované kolo mezi známými dopravci, naceněné proti kontraktní ceně na téže trase, s výsledkem zaznamenaným pod stejné označení trasy.
Rozdíl se projeví při dalším výběrovém řízení. Odesílatel, který dopravcům dokáže ukázat, jaký podíl objemu šel do spotu, za jakou přirážku a proč, vyjednává z důkazů. Ten, kdo to nedokáže, žádá dopravce, aby nacenili nejistotu. Kdy zafixovat a kdy zůstat flexibilní, popisujeme v části spotové versus kontraktní přepravné21,6 % všech vozokilometrů v silniční nákladní dopravě EU.
Uzavření kruhu tím, co bylo skutečně zaplaceno
Poslední složkou je kontrola shody: porovnání faktury s cenou, která měla platit. Většinu hodnoty zachytí tři kontroly.
Porovnejte účtované základní přepravné s platnou cenou pro danou trasu k danému datu. Palivový příplatek přepočítejte ze zveřejněného indexu, místo abyste přijali dodanou hodnotu. A prověřte doplňkové poplatky proti sazebníku, zejména poplatky za čekání, které se účtují nejčastěji a doloženy jsou nejméně.
Stačí to dělat měsíčně na vzorku. Cílem není kontrolovat každou fakturu, ale znát velikost a směr rozdílu mezi dohodnutým a zaplaceným, protože právě tento rozdíl je skutečným vstupem do dalšího kola. Držet strukturu přepravného a řídit výběrové řízení, které ji vytvoří, umí software pro nákup přepravy ; proces, který ceník na začátku vytváří, najdete v našem průvodci vypsáním ročního tendru na silniční přepravu, a nákladovou základnu pro libovolnou trasu si můžete znovu sestavit pomocí kalkulačka přepravného v silniční dopravě21,6 % všech vozokilometrů v silniční nákladní dopravě EU.
