A közúti fuvarozás mutatószámai ma inkább azt mérik, amit könnyű kiexportálni, nem pedig azt, ami valóban befolyásol egy döntést. Havonta megérkezik húsz szám, ebből három mozdul, és senki nem tudja megmondani, melyik rendszerből származik bármelyik is. A megoldás nem egy nagyobb műszerfal, hanem egy rövid KPI-lista, amelyen minden mutatóhoz tartozik egy képlet, egy felelős és egy megnevezett forrásrendszer – ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy a szám innen jön: szállítmánykövető szoftver – nem pedig egy táblázatból, amelyet valaki havonta újraépít.
Az európai közúti fuvarozást tizenkét KPI fedi le rendesen. Mindegyiknél megtalálja alább a képletet, a rendszert, amelynek szolgáltatnia kell az adatot, valamint azt is, hogyan szokták leggyakrabban megkerülni.
Szolgáltatási mutatók (KPI-k)
1. Pontos, határidőre teljesített szállítás. A megállapodott időablakon belüli kiszállítások száma osztva az összes kiszállítással. A csapda az időablak meghatározásában rejlik: egy négyórás időablak feljavítja a mutatót, egy tizenöt perces tönkreteszi, két telephely összehasonlítása pedig eltérő időablakokkal értelmetlen. Rögzítse az időablakot, mielőtt bármit is összevetne. Forrás: a szállítmánykövető platform érkezési eseményei, nem pedig a fuvarozó saját bevallása.
2. Hiánytalanul és időben (OTIF). A pontos és egyben hiánytalan kiszállítások aránya az összeshez viszonyítva. Mindig alacsonyabb, mint a pontos kiszállítás mutatója, a kettő közötti eltérés pedig nem a fuvarozás, hanem a berakodás minőségét tükrözi. Azt, hogy a kereskedő milyen esetekben szab ki kötbért, a következő útmutató részletezi: OTIF a közúti fuvarozásban. Forrás: a raktárkezelő rendszer felel a hiánytalan teljesítés ellenőrzéséért, a szállítmánykövetés pedig a pontos érkezésért.
3. Megbízható szállítási idő. Egy adott viszonylaton a tényleges menetidő szórása, nem pedig az átlaga. Az átlagból ugyanis semmi nem derül ki arról, hogy a fogadó fél tud-e tervezni. Az a viszonylat, amely átlagosan 26 órás 2 órás szórással, jobb annál, amelyik átlagosan 24 órás, de 9 órás szórással dolgozik – a legtöbb értékelőlap mégis fordítva rangsorolja őket.
4. Pontos érkezésiidő-előrejelzés (ETA). Azon szállítmányok aránya, ahol az érkezésiidő-előrejelzés a tényleges érkezéstől egy meghatározott tűréshatáron belülre esett, rögzített időtávon – például négy órával az érkezés előtt – mérve. A pontosságot az érkezés pillanatában mérni nem más, mint önáltatás. Forrás: az előrejelző motor saját előzményei, a kapueseményekkel összevetve.
Költség-mutatószámok
5. Kilométerenkénti költség. A viszonylat teljes költsége elosztva a megtett kilométerekkel. Ez a legtöbbet emlegetett és a legkevésbé összehasonlítható mutató az iparágban, mert az üzemanyagárral, az útdíjakkal, a kabotázs-kitettséggel és az üresfutással együtt mozog. Kizárólag azonos viszonylattípuson belül vesse össze, hálózatok között soha.
6. Költség raklaponként vagy szállításonként. Ez az a mutató, amelyre az üzleti oldalnak valójában szüksége van, hiszen az áruhoz kötődik, nem a járműhöz. Kövesse a kilométerenkénti költséggel együtt: ha a kettő szétválik, akkor a rakodás változik, nem a fuvarpiac.
7. Üresfutás aránya. Az üresen megtett kilométerek osztva az összes kilométerrel. 15% alatt egy európai közúti fuvarozás számára már jó eredmény, 25% felett viszont nem a tervezéssel, hanem a visszfuvarokkal van szerkezeti probléma. Az ezt javító stratégiákat ebben az útmutatóban gyűjtöttük össze: üresfutás csökkentése, és a költség mögötti számítás a fuvardíjkalkulátorokadatai szerint.
8. Állásidő-költség fuvaronként. A várakozási díjak összege elosztva a fuvarok számával. A legtöbb vállalatnál ez a szám elő sem állítható, mivel az érkezési és indulási időbélyegek nem a rendszerekből, hanem a sofőröktől származnak. Amíg nem mérik, addig észrevétlenül elnyelődik – olyan mértékben, amelyet részletez a következő útmutató: várakozási és állásidődíjakadatai szerint.
Eszköz- és folyamat-KPI-k
9. Járműkihasználtsági arány. A berakott térfogat vagy súly osztva a hasznos kapacitással – attól függően, melyik jelenti előbb a korlátot. Jelezze is, melyik: az a flotta, amely 95%-os súly- és 60%-os térfogatkihasználtsággal fut, teljesen más problémával küzd, mint a fordítottja, és egyetlen összevont szám mindkettőt elrejti.
10. Telephelyi tartózkodási idő. Behajtástól kihajtásig. Ez az a KPI, amely a leggyakrabban rávilágít arra, hogy egy szállítási probléma valójában raktárprobléma – és amelynek a hitelességéhez leginkább automatikus kapuidőbélyegekre van szükség. A módszertan a következő útmutatóban: telephelyi várakozási időadatai szerint.
11. Tenderelfogadási arány. Az elsőként megbízott fuvarozó által elfogadott fuvarok aránya a kiadott fuvarokhoz viszonyítva. A díjazási problémák legkorábbi jelzője: az elfogadási arány már azelőtt visszaesik, hogy a piaci ár bármely számlán megjelenne – jellemzően négy-hat héttel korábban.
12. Szén-dioxid-kibocsátás tonnakilométerenként. A mozgatott tonnakilométerre vetített kibocsátás. A CSRD hatálya alá tartozó vállalatok számára ez ma már nem opcionális kiegészítés, hanem jelentéstételi kötelezettség – és az az egyetlen mutató, amelynél a számítási módszert is fel kell tüntetni az érték mellett, különben az adat nem auditálható.
Benchmarkok, és miért félrevezető a legtöbbjük
A közzétett európai összehasonlító adatok legfeljebb tájékozódási pontnak jók, ennél többre nem érdemes támaszkodni rájuk, hiszen a viszonylat típusa mindegyik mutatót döntően meghatározza. A nemzetközi távolsági fuvarozás, a regionális elosztás és a városi kézbesítés olyan tartományokat eredményez, amelyek alig fednek át egymással: egy 40%-os üresfutással működő városi tevékenység akár kifejezetten jól teljesíthet, míg egy távolsági viszonylat 40%-nál súlyosan alulteljesít.
Tájékozódásra szolgáló, hozzávetőleges európai közúti fuvarozási sávok: időben történő kézbesítés 92–97%, OTIF 88–94%, üresfutás 15–25%, járműkihasználtság 70–85%, várakozási idő 45–120 perc. Ha az Ön adata messze kívül esik a sávon, előbb a definíciót nézze meg, csak utána a működést. Tíz esetből kilencszer a definícióval van a gond.
Amikor a KPI-programok elbuknak
Három hibaforrás, gyakorisági sorrendben:
- Nincs megnevezett forrásrendszer. Ugyanazt a KPI-t két csapat kétféleképpen számolja, a havi megbeszélés pedig nem a döntésekről, hanem az egyeztetésről szól. Minden KPI-hoz egyetlen, írásban rögzített nyilvántartási forrás szükséges.
- Kézzel rögzített időbélyegek. Az érkezési időt az a fél adja meg, akinek a késésért fizetnie kellene. Így egyszerre válik hiteltelenné a pontos kiszállítás, a várakozási idő és az állásidő.
- A célértékek nem a valós teljesítőképességből, hanem a tavalyi számokból indulnak ki. Az olyan cél, amelyet a működés fizikailag képtelen teljesíteni, nem fejlődést, hanem trükközést szül – és az első, amit meghekkelnek, mindig az időablak meghatározása.
Kezdje néggyel: OTIF-teljesítés, üresfutás, várakozási idő és rakományonkénti állásidőköltség. Mindegyiknek legyen egyértelmű felelőse, mindegyiket rendszer töltse fel adatokkal, ne egy ember, és együtt lefedik a szolgáltatási színvonalat, az eszközkihasználtságot és a rejtett költségeket. A többit akkor vegye hozzá, ha ez a négy már megbízhatóan működik.
