Pótkocsipark-kezelés: hogyan méretezze, kövesse és számolja el a drop-trailer flottáját

A pótkocsiflotta a közúti árufuvarozás egyik legcsendesebb tőkedöntése. Senki sem hagyja jóvá beruházásként, hanem darabról darabra gyűlik össze, ahogy egy-egy pótkocsit lehagynak, és két évvel később egy telephely negyven olyan egységet cipel magával, amelyeket nem követ, nem tud értékelni és nem is hajlandó elismerni, hogy a sajátjai. Minden drop-and-hook rendszerben dolgozó szervezet előbb-utóbb ugyanarra jut: pontos darabszámra, egységenkénti költségre és élő képre arról, hogy melyik pótkocsi hol áll – erre való a telephelyirányítási rendszer való.

Ebből az útmutatóból kiderül, hogy pontosan mit is jelent a pótkocsipark, hogyan méretezze azt számítással a megérzés helyett, mikor előnyösebb a lecsatolásos rakodás a helyszíni rakodásnál, és mikor szűnik meg észrevétlenül a megtérülése – és megismerheti azokat a kihasználtsági mutatókat is, amelyek megmondják, éppen melyik helyzetben van.

Mi az a trailerpool, és kié valójában az acél

A pótkocsipark (trailer pool) egy adott telephelyhez rendelt, illetve ott állomásoztatott pótkocsik összessége, amely szétválasztja a rakodást a szállítástól: a pótkocsit a raktár ütemezése szerint rakják meg, majd egy vontató később, a fuvarozó ütemezéséhez igazodva viszi el. Ezt a szétválasztást éppen a pótkocsipark mint puffer teszi lehetővé.

A tulajdonviszonyok tisztázása az első teendő, hiszen ez dönti el, kire hárulnak a költségek, és ki viseli a kockázatot:

• Fuvarozói tulajdonban. A fuvarozó a feladó telephelyén állomásoztatja a pótkocsikat. Ez a legolcsóbb belépési pont, ám egyben az a konstrukció is, amelyet a szerződés megújításakor a legnagyobb valószínűséggel felmondanak, amint a fuvarozó újraszámolja, mennyit is termelnek valójában ezek az eszközök.
• Feladói tulajdonban. A feladó megveszi vagy lízingeli, és bármely fuvarozó rácsatlakozhat. Maximális rugalmasság, teljes tőke- és karbantartási kitettség – és ez az egyetlen modell, amelyben a feladó valóban több forrásból biztosíthat egy adott viszonylatot anélkül, hogy megbontaná a poolt.
• A feladóhoz bérbe adva, a bérbeadó által karbantartva. A legtöbb európai elosztóközpont végül a középutat választja: kiszámítható havi költség, kiszervezett karbantartás és semmilyen maradványérték-kockázat.
• Közös eszközpark. Több fuvarozó egy közös flottát üzemeltet poolmegállapodás keretében. Papíron ez adja a legmagasabb kihasználtságot, a gyakorlatban viszont felborul, ha nincs hiteles nyilvántartás arról, ki melyik egységet és mikor vette át.

Bármelyik modell is érvényes az Ön esetében, a poolhoz egységenként egyetlen nyilvántartott felelősre és egyetlen, ezt a nyilvántartást vezető rendszerre van szükség. A táblázatban vezetett poolok negyedévente nagyjából egy pótkocsival csúsznak el, és ez az elcsúszás mindig azon egységek felé mutat, amelyeket senki sem talál.

A kereten belüli összeg meghatározása: a számítás

A legtöbb flottát mind a mai napig a valaha megélt legrosszabb hét emléke alapján méretezik. A számítás valójában egyszerű, és egy kisebb, jól megindokolható eredményt ad.

Négy adatra van szüksége, és mindegyik kimérhető a saját beléptetési adataiból:

• Napi fuvarszám a telephelyen, a pool által kiszolgált irányban.
• Pótkocsi átfutási ideje órákban: bejelentkezés a kapunál, beállás, rakodás, indulásra kész, összekapcsolva, kihajtás a kapun, majd vissza. A teljes kört mérje, ne csak a rakodási szakaszt.
• Puffertényező csúcsidőszakokra, meghibásodásokra és karbantartás alatt álló egységekre. A legtöbb európai elosztóközpontnál 1,15 és 1,35 közötti érték.
• Állásidő kockázata: mennyi ideig állnak a pótkocsik valójában menetkészen, mégis lecsatolva.

Az alapszámítás a következő: a napi rakományok számát megszorozzuk az órában megadott ciklusidővel, elosztjuk 24-gyel, majd megszorozzuk a puffertényezővel. Egy olyan telephelynek, amely napi 30 rakományt kezel 18 órás ciklussal és 1,25-ös pufferrel, körülbelül 28 pótkocsira van szüksége. Ha az üzem 45-öt tart, akkor a plusz 17 nem biztonsági tartalék, hanem átgondolatlan költség, amely rendszerint közvetlenül egy olyan ciklusidőből fakad, amelyet a flotta kialakítása óta senki sem mért meg.

Végezze el ezt negyedévente. Az átfutási idő együtt mozog a dokk áteresztőképességével, a puffert pedig mindenki utoljára szokta lefelé méretezni.

Trailer-váltás vagy közvetlen rakodás: hol térül meg valójában?

A pótkocsis váltásos rendszer nem feltétlenül olcsóbb. A költséget csupán áthelyezi a fuvarozó óradíjáról a feladó mérlegére, hogy ez a csere megéri-e, azt mindig az adott útvonalra jellemző számok döntik el.

A megrakott pótkocsis megoldás akkor teljesít a legjobban, ha a sofőrök várakozási ideje hosszú vagy kiszámíthatatlan, ha a rakodást nem lehet az érkezéshez igazítani, ha a viszonylat forgalma folyamatos pótkocsimozgást biztosít, és ha a telephelyen olyan udvarhely áll rendelkezésre, amely egyébként kihasználatlan. Ez az a modell is, amely a legnagyobb mértékben csökkenti az állásidő miatti kockázatot, amit érdemes mindenekelőtt számszerűsíteni az útmutatóban leírt módszerrel: várakozási és állásidődíjakadatai szerint.

Az élő rakodás akkor a legjobb választás, ha a volumen alacsony vagy ingadozó, ha kevés vagy drága a telephelyen a hely, ha az áru nagy értékű vagy hűtött, ezért nem állhat tétlenül, illetve ha az adott viszonylatot több eseti fuvarozó szolgálja ki, akik sosem fektetnének be egy pótkocsipark fenntartásába.

A drop-and-hook konstrukció általában csendben veszíti el a jövedelmezőségét: az adott viszonylaton visszaesik a volumen, senki sem igazítja hozzá a pool méretét, a kihasználtság pedig annyira lecsökken, hogy a pótkocsik már nem termelik ki a fenntartási költségüket. Éppen ezért a lentebb szereplő kihasználtsági mutató fontosabb, mint maga a pool mérete.

A valóban fontos kihasználtsági mutatók

Három mérőszám árulja el, hogy egy készlet valódi értéket teremt-e, vagy csak parkolóként funkcionál.

Pótkocsi-kihasználtság a rakott, úton lévő vagy éppen rakodás alatt álló pótkocsi óráinak aránya az összes rendelkezésre álló órához viszonyítva. Az egészséges európai elosztóközpont-flották 55% és 70% között teljesítenek. 40% alatt a flotta túlméretezett, vagy a ciklus akadozik.

Bekapcsolásra kész, de leakasztott állapotban töltött idő – ennyi ideig várnak a megrakott pótkocsik a vontatóra. Ez a szám leplezi le a raktári kibocsátás és a fuvarterv közötti összhang hiányát, és láthatatlan marad minden olyan rendszerben, amely csak a kapunál rögzít eseményeket. Része az átfogó telephelyi várakozási idő, és ez általában a legnagyobb egyedi tétele.

Aktuális kihasználtság azt mutatja meg, hogy a csúcsidőszakban a telephely állóhelyeinek mekkora hányadát foglalja el egy pool-pótkocsi. 85% felett a telephelynek már nincs mozgástere egy rosszabb délután kezelésére, és olyan okokból alakulnak ki sorok a kapunál, amelyeknek semmi közük a dokkhoz.

Mindháromnál elengedhetetlen, hogy a pótkocsit a kapunál automatikusan azonosítsák, ne kézzel jegyezzék fel. Az viszont már külön kérdés, hogy melyik telephelyhez melyik azonosítási technológia illik – erről az alábbi összehasonlításban olvashat: RFID- és rendszámfelismerő (ANPR) kapuazonosításadatai szerint.

Amikor a trailerpoolok kezelése csődöt mond

A legtöbb elveszett érték négy hibára vezethető vissza:

1. Nincs egységszintű nyilvántartás. A poolt darabszámként kezelik, nem listaként. Senki nem tudja megmondani, melyik pótkocsi áll a leghosszabb ideje a telephelyen, így a legrégebbi egységet mindig utoljára akasztják rá – a végtelenségig.
2. A flotta a csúcsokhoz méretezve, sosem átméretezve. A csúcsidőszak két karácsonnyal ezelőtt volt. A puffer mostanra állandósult.
3. A karbantartás láthatatlan. A szervizben álló egységek is beszámítanak az állományba, így a tényleges készlet kisebb, mint amennyivel a terv számol, mindenki arra a következtetésre jut, hogy több pótkocsira van szüksége.
4. Megosztott erőforrások megbízható, hiteles naplózás nélkül. Két fuvarozó, egy közös készlet, és sehol egy feljegyzés arról, ki mit vitt el. A vita a számlázáskor csap fel, hónapokkal azután, hogy a bizonyíték már rég elenyészett.

Ezek mindegyike előbb adatprobléma, és csak azután üzemeltetési kérdés. Egy készlet, amely valós idejű, egységszintű nyilvántartást vezet és méri az átfutási időt, szinte magától jól lesz méretezve. Amelyik viszont nem, azt több pótkocsi vásárlásával sem lehet rendbe tenni – és a dokknaptár sem oldja meg, mert mire egy telephely készletgazdálkodásba kezd, addigra a szűk keresztmetszet már a kaputól a telephelyre helyeződött át, hiszen az azt szabályozó dokkidőpont-foglalás ne legyen többé az áteresztőképesség szűk keresztmetszete.

Hol érdemes kezdeni

Számolja meg a flottát. Mérje le a valós ciklusidőt a kapunál rögzített adatokból egy teljes negyedéven át. Végezze el a méretezési számítást. Vesse össze az eredményt azzal, ami valójában a telephelyen áll. A legtöbb üzemben a különbség négy és tizenöt pótkocsi között mozog, és már olyan régóta így van, hogy senki sem firtatja.