Un contenedor listo para su recogida en una terminal marítima no es lo mismo que un contenedor que usted puede recoger. Entre ambos hay una reserva: una franja en el sistema de citas de camiones de la terminal, ligada a una matrícula, a un número de contenedor y a una referencia de liberación, válida durante un intervalo que puede durar una hora. Si se pierde, el transportista tiene que hacer cola para conseguir otra mientras el contador de los sobrecostes por demora sigue corriendo. Es el equivalente portuario del software de gestión de franjas horarias de carga y descarga, pero las reglas, los datos y las penalizaciones las fija la terminal, no el cargador.
Para un cargador o un transitario europeo, el sistema de citas de camiones rara vez es algo que se elige. Es algo con lo que sus transportistas tienen que trabajar, y determina si un contenedor sale del puerto el día previsto.
Qué es un sistema de citas de camiones
Un sistema de citas de camiones (TAS) es la capa de reservas que una terminal de contenedores, un puerto o un nodo ferroviario e intermodal utiliza para controlar qué camiones acceden a la puerta de entrada, cuándo y para qué unidad. Cada visita de camión se reserva por adelantado frente a un intervalo horario, y la terminal planifica sus equipos de patio y sus carriles de entrada en función de esas reservas, no de quien se presente.
El término abarca tres tipos de instalación, con la misma lógica y distintos puntos de presión:
- Terminales marítimas de contenedores. Recogidas de importación, entregas de exportación, devoluciones de vacíos. Los picos de volumen siguen a las escalas de los buques, por lo que la demanda de franjas se dispara en los días posteriores a la descarga de un gran barco.
- Terminales interiores y ferroviarias. Las franjas se vinculan a las salidas y llegadas de los trenes. Un contenedor de exportación que pierde su hora de corte pierde el tren, no solo la franja.
- Nodos intermodales e instalaciones ro-ro. Remolques y cajas móviles en lugar de contenedores, con reservas ligadas a las salidas y a la posición de la unidad en el patio.
En los puertos británicos, lo mismo suele llamarse vehicle booking system.
El motivo por el que se confunde con la reserva de franjas en almacén es que ambos imponen un intervalo horario a un camión. La diferencia está en quién fija las reglas y qué protegen. Un almacén reserva muelles y mano de obra, que es el terreno que abarca la guía sobre gestión de muelles. Una terminal reserva capacidad de puerta y movimientos de grúa de patio para miles de transportistas con los que no tiene contrato.
Por qué las terminales implantaron las citas
Antes de las citas, una terminal solo conocía su demanda de camiones cuando estos llegaban. Se formaban colas en los cambios de turno y tras la descarga de los buques, se extendían a la vía pública y dejaban a los conductores con el motor al ralentí durante horas dentro y fuera de la puerta. La terminal no podía dimensionar su personal para una demanda que no veía, así que lo hacía para la media y perdía los picos.
Tres presiones empujaron a las terminales hacia la reserva:
- Colas en la puerta y tiempo de rotación. Un camión con cita puede asociarse a un contenedor previamente posicionado, de modo que la grúa de patio está lista cuando el camión llega a la pila. El tiempo de rotación dentro de la terminal se reduce porque el movimiento se planificó antes de que el camión saliera de su base.
- Congestión en los accesos. Las ciudades portuarias y las autoridades viarias presionan contra las colas de camiones en autopistas y calles urbanas. Repartir las llegadas a lo largo del día es la palanca más barata disponible.
- Emisiones. Los camiones al ralentí generan emisiones sin ningún transporte de por medio, y suavizar los picos alivia el problema local de calidad del aire en el entorno del puerto.
Los estudios académicos sobre los sistemas de citas en terminales coinciden en general en que acortan las colas en la puerta y, también, en que un sistema mal diseñado se limita a trasladar la cola de la puerta al calendario de franjas. Si las franjas escasean, los transportistas reservan de forma especulativa y la capacidad desaparece sin camiones asociados.
Tipos de franja, cupos y reglas por incomparecencia
La mayoría de los sistemas combinan un pequeño conjunto de reglas. El detalle varía según la terminal y se publica en las condiciones para transportistas de cada una, que son la única fuente fiable para una instalación concreta.
| Regla | Cómo funciona | Qué significa para el transportista |
|---|---|---|
| Intervalos fijos | El día se divide en franjas, a menudo de 30 o 60 minutos, cada una con una capacidad | La llegada fuera del intervalo puede rechazarse o enviarse al final de la cola |
| Cupos | La capacidad de franjas se asigna por transportista o por tipo de operación (importación, exportación, vacío) | Un gran transportista no puede acaparar el día; uno pequeño puede encontrar su cupo lleno |
| Periodos de tolerancia | Un margen antes y después del intervalo | El tráfico en la vía de acceso decide si un camión llega pronto, a tiempo o tarde |
| Cargos por incomparecencia y cancelación tardía | Una tarifa o un punto de penalización cuando una franja reservada no se usa | Reservar de forma especulativa cuesta dinero, así que la planificación tiene que ser precisa |
| Operaciones dobles | Una visita combina una entrega y una recogida | Menos trayectos en vacío, pero ambas unidades deben estar listas y liberadas |
La regla de la incomparecencia es la que cambia el comportamiento. Sin ella, los transportistas reservan más franjas de las que necesitan. Con ella, el transportista asume el coste de cada camión que se retiene en otro punto, y por eso la fiabilidad del tramo previo empieza a importar en el puerto.
Gestión de la visita del camión y el registro de preaviso
Tras la franja hay una visita de camión: un registro que la terminal utiliza para procesar el camión en la puerta sin comprobaciones manuales. Su calidad decide si el trámite en la puerta tarda segundos o se convierte en un viaje a la ventanilla de incidencias.
Un preaviso típico incluye:
- Número de contenedor o de unidad, con tamaño y tipo ISO, y la referencia de reserva o de conocimiento de embarque.
- Referencia de liberación o PIN para las importaciones, que confirma que la naviera ha liberado el contenedor y que su situación aduanera permite su salida.
- Matrícula de la cabeza tractora y, a menudo, del remolque o del chasis, verificada en la puerta mediante cámara o lector.
- Identidad del transportista y del conductor, cada vez más una credencial de conductor registrada en lugar de un nombre tecleado en la puerta.
- Datos de exportación como la masa bruta verificada, el número de precinto y la declaración de mercancías peligrosas cuando proceda.
Cualquier discrepancia detiene al camión: matrícula incorrecta, liberación aún no concedida, retención aduanera o un número de precinto distinto del declarado. La tecnología de identificación en el acceso que hay detrás de la comprobación de la matrícula pertenece a la misma familia descrita en la comparativa de RFID, ANPR e identificación en el acceso, aplicada a una escala en la que cada camión rechazado bloquea un carril.
Qué debe hacer un transportista para reservar
La reserva es el último paso. La mayoría de las visitas fallidas empiezan en la preparación.
- Dese de alta en la terminal o en el sistema de comunidad portuaria, incluyendo camiones y conductores cuando el sistema lo exija.
- Confirme que la unidad está disponible: descargada, liberada por la naviera, despachada en aduana y sin retenciones.
- Reserve una franja horaria que encaje en todo el trayecto, no solo en la visita a la terminal. La franja debe situarse entre la entrega anterior del camión y la ventana de entrega en el destinatario.
- Envíe el preaviso con la matrícula, la unidad y las referencias, y actualícelo si cambia el camión o el conductor.
- Supervise y vuelva a reservar cuando el tramo previo se retrase, antes del plazo límite de cancelación y no después de que haya pasado la ventana.
El tercer paso es donde la franja de la terminal se encuentra con la planificación del propio cargador. Una recogida en puerto reservada sin tener en cuenta la entrega terrestre genera tiempos de espera en el destinatario o un muelle perdido, y esa espera se factura a alguien, tal como se explica en la guía sobre paralizaciones y tiempos de espera.
Cómo se conecta un TAS con su propia visibilidad
La terminal ve su acceso. No ve el camión que está a cuarenta kilómetros atascado tras un corte de carretera, ni ve el muelle del almacén para el que el contenedor tiene cita mañana. El cargador o el transitario es la única parte que controla los dos extremos.
En la práctica, hay tres conexiones que marcan la diferencia:
- Posición en tiempo real frente a la franja. Saber que el camión perderá su ventana con una hora de antelación marca la diferencia entre volver a reservar una franja y asumir un cargo por no presentación. Para ello hace falta un seguimiento que prediga la llegada, no un punto en un mapa, que es precisamente la función del software de ETA predictivo.
- Eventos de la terminal como hitos. La entrada y la salida por el acceso de la terminal deben figurar en el registro del transporte junto a los eventos de entrega, de modo que el tiempo de permanencia en el puerto y en el destinatario se midan del mismo modo.
- Alineación entre franja y muelle. La cita de entrega terrestre debe fijarse después de confirmar la franja de la terminal, no antes, y modificarse cuando cambie la franja de la terminal.
Esta es la frontera donde TrucksOnTheMap se sitúa del lado del cargador. La reserva de la terminal permanece en el sistema de la terminal; la plataforma cubre lo que ocurre alrededor: seguimiento en tiempo real del camión del transportista, ETA predictivos con ML y una precisión de hasta aproximadamente el 95 %, alertas de incidencias cuando un tramo va a perder su ventana y gestión de franjas horarias de carga y descarga para los propios centros del cargador, para que la cita de entrega siga a la recogida en puerto.
Para los cargadores que gestionan flujos regulares de contenedores a través de los puertos europeos, TrucksOnTheMap conecta a los transportistas con los que ya trabajan mediante una red de acceso exclusivo por invitación, de modo que el tramo portuario y el tramo terrestre aparezcan en un único registro en lugar de en un portal de la terminal, el correo del transportista y el calendario del almacén. La terminal controla el acceso. El cargador controla si el camión está listo para él.
