Egy éves közúti fuvarpályázatot rendszerint a lezáráskor bejelentett, látványos megtakarítás alapján ítélnek meg. Éppen ez a szám a folyamat legkevésbé megbízható eleme. Hogy a megtakarítás átvészeli-e az évet, azt az dönti el, hogyan csomagolták a viszonylatokat, még mielőtt a fuvarozók bármit láttak volna belőlük, és hogy a szerződéskötés után nyomon követi-e valaki a megfelelést.
Ez az útmutató végigveszi a folyamat lépéseit: a viszonylatadatok előkészítését, a megfelelő fuvarozókat vonzó csomagok kialakítását, a forduló lebonyolítását, a szerződéskötést és az azt követő tizenkét hónapot, amely alatt az érték java része rendszerint elszivárog.
A naptár dönti el, ki tesz ajánlatot
Az európai közúti fuvarpályázatok jellemzően ősszel torlódnak össze, januári indulással. Ha ezzel a ciklussal szemben halad, akkor a piac minden más feladójával versenyeznie kell a figyelemért, a fuvarozók pedig rangsorolnak. Egy csendesebb időszakban kiírt pályázatra megfontoltabb árazás érkezik azoktól a fuvarozóktól, akiknek van kapacitásuk tervezni.
A kiírástól a szerződéskötésig számoljon legalább nyolc héttel: kettő az árazásra, kettő a tisztázó kérdésekre, kettő az értékelésre, kettő pedig a tárgyalásra és a beléptetésre. Ennek összenyomása védekező árazású ajánlatokat eredményez, mert az a fuvarozó, aki nem tudja modellezni a volumenét, a bizonytalanságot fogja beárazni.
A viszonylatadat maga az egész előkészítés
A fuvarozók azt árazzák, amit meg tudnak érteni. Egy olyan viszonylatfájl, amely egy teljes év tényleges mozgásait mutatja – havi bontású volumeneket, lerakodások számát, járműtípust és a rakodási idők valós eloszlását –, élesebb árazást hoz, mint egy csupán éves összesítéseket tartalmazó táblázat.
Négy adatmező lényegesen befolyásolja az ajánlatokat:
- Havi volumen-szezonalitás. Az a fuvarozó, aki csak egy egyenletes éves számot lát, a csúcsidőszakra áraz.
- Lerakodások száma fuvaronként. A többpontos kiszállítás eltérő költségszerkezet, nem pedig egy egyszerű módosító tényező.
- Tényleges várakozási idő telephelyenként. Ha ezt nem teszi közzé, a fuvarozók a máshol tapasztalt legrosszabb esetet feltételezik, és ennek megfelelően áraznak.
- Korábbi pályázati megfelelés. A fuvarozók tudják, hogy egy feladó betartja-e a szerződött volumeneket. Saját múltbeli teljesítményének közzététele hitelességet vásárol.
A várakozási idő pontja külön hangsúlyt érdemel: az a telephely, amely megmérte és csökkentette a várakozási idejét, kereskedelmi előnnyel bír, és a pályázat az a pont, ahol ez díjjá válik. Arról, hogyan épül fel ez a költség, lásd: várakozási és állásidődíjak
Csomagolás: a döntés, amely meghatározza az árat
A pályázatot a csomagolás dönti el. Három megközelítés, mindegyiknek megvan a maga következménye:
- Folyosó szerint. A viszonylatok úgy csoportosítva, hogy a fuvarozó körutat tudjon teljesíteni. Ez a saját flottával rendelkező fuvarozókat vonzza, és ott hozza a legjobb árakat, ahol a forgalom valóban kiegyenlített.
- Régió szerint. Minden be- és kimenő forgalom egy adott földrajzi területen. Egyszerűsíti a kezelést, nagyobb szereplőket vonz, de kevésbé élesen áraz, mert a csomagba olyan viszonylatok is bekerülnek, amelyeket senki sem akar.
- Viszonylatonként. Maximális verseny viszonylatonként, maximális adminisztratív teher, és egy elaprózódó fuvarozói kör.
A hibás minta az, ha a csomagolást a saját kényelméhez igazítja, nem pedig a fuvarozó eszközgazdaságosságához. Az a csomag, amely egyik irányban üresfutásra kényszeríti a fuvarozót, ezzel az üres szakasszal együtt lesz beárazva, és Ön fizet érte, akár megtörténik, akár nem. A gazdasági hátteret itt tárgyaljuk: hogyan csökkenthető az üresfutásadatai szerint.
A forduló lebonyolítása
A gyakorlati szabvány a két forduló: egy nyílt első forduló a piac feltérképezésére, majd egy célzott második forduló egy szűkített listával. Kettőnél több forduló ajánlatadási fáradtsághoz vezet, és a fuvarozók kezdenek visszalépni.
Az elbírálási szempontokat tegye közzé az ajánlatok beadása előtt, ideértve azt is, milyen súlyt kap az ár a szolgáltatással és a megfeleléssel szemben. Az a feladó, aki ár alapján értékel, majd kapcsolat alapján dönt, azt tanítja meg a piacnak, hogy a pályázatai csak színjáték – az árazás pedig romlik a következő évben.
A jogosultságot a szerződéskötés előtt ellenőrizze, ne utána: engedélyek érvényessége, biztosítási fedezet, és ahol releváns, az érintett viszonylatokon a kabotázsmegfelelés. Egy olyan fuvarozó díja, aki jogszerűen nem futhatja a viszonylatot, nem valódi díj.
A rákövetkező tizenkét hónap, amikor a megtakarítás elszivárog
A szerződött díjak csupán egy terv. Az, hogy ténylegesen mennyit fizet, három olyan tényezőn múlik, amelyet alapból senki sem követ nyomon:
- Szerződéses megfelelés. Azon fuvarok aránya, amelyek a szerződött fuvarozóhoz, a szerződött díjon kerültek. 80% alatt a pályázat eredménye fikció.
- Spotpiaci elszivárgás. Azok a fuvarok, amelyek a spotpiacra kerültek, mert a szerződött fuvarozó visszautasította őket, vagy fel sem kínálták neki. Mindegyik egy visszafordított megtakarítás, rendszerint felárral. A kompromisszumot itt tárgyaljuk: spot vagy szerződéses szállítási díjakadatai szerint.
- Kiegészítő díjak elcsúszása. Várakozási díjak, ismételt kiszállítás és pótdíjak, amelyek nem szerepeltek az összehasonlításban, és nem is követik nyomon őket ahhoz mérten.
Egy minipályázati mechanizmus a terven kívül eső volument telefonálgatás nélkül kezeli: egy rövid, strukturált forduló a szerződött fuvarozók között egy konkrét fuvarblokkra. Így a spotvolumen a szabályozott díjszerkezeten belül marad, nem pedig azon kívül.
Magának a pályázatnak a lebonyolítása, a díjszerkezet fenntartása és a szerződéses megfelelés nyomon követése az, amit a fuvarbeszerzési szoftverekben végez, a kapott díjakat pedig józanul összevetheti egy tételes költségfelépítéssel a közúti fuvardíj-kalkulátoradatai szerint.
