Integración con SAP para la ejecución del transporte por carretera en Europa

SAP le dice lo que debería ocurrir

Pero no le dice lo que va a ocurrir en la carretera. El transporte se planifica, se asigna el transportista, se emite el documento y, a partir de ese momento, el ERP se queda a ciegas hasta que alguien teclea un estado dentro. Ese hueco se llena a base de llamadas, y el planificador termina manteniendo una hoja de cálculo junto a un sistema que costó siete cifras.

Esta es la capa de ejecución para ese hueco. La orden de transporte sale de SAP, la asignación se hace contra la disponibilidad real de los transportistas, y la confirmación y cada evento posterior vuelven al mismo registro en lugar de a una herramienta paralela.

Qué cruza la frontera

Cómo se conecta, con franqueza

A través de las interfaces estándar de SAP, no de un complemento certificado. Según su entorno, eso significa IDoc, un servicio OData o REST, o un intercambio de ficheros programado, y cuál se aplica depende de si trabaja con ECC o S/4HANA y de si la gestión del transporte está integrada o es independiente. El canal lo acordamos en el análisis previo, no lo damos por sentado.

La consecuencia práctica de no ser un complemento es la que le importa a su planificador: no hay ninguna petición de transporte de Basis hacia el propio sistema SAP, nada que instalar ni ningún proyecto de Basis en el que hacer cola. Eso es lo que hace posible una puesta en marcha en siete semanas en un entorno donde un cambio dentro del sistema llevaría dos ciclos de versión.

Lo que esto no hace

No sustituye la planificación del transporte dentro de SAP, no reescribe sus datos maestros ni se convierte en el sistema de referencia de sus órdenes de transporte. SAP sigue siendo la fuente autorizada de la orden, el objeto de coste y el flujo financiero.

Lo que cambia es que la mitad de la ejecución deja de ser invisible. Si lo que realmente necesita es la vista a nivel de desarrollador de esos mismos eventos en lugar de una interfaz de ERP, empiece por la API de visibilidad del transporte por carretera en tiempo real; si la pregunta es qué canal puede mantener cada uno de sus transportistas, eso es API frente a EDI.

Integración de transportistas con SAP TM: las tres opciones

Sacar las órdenes de transporte de SAP es la mitad fácil. La mitad que decide si el proyecto funciona es conseguir que una base de transportistas europeos fragmentada informe de vuelta, y solo hay tres maneras de hacerlo. La mayoría de los entornos acaban usando las tres.

1. Colaboración con transportistas dentro de SAP. Los transportistas entran en un portal y actualizan el estado ellos mismos. Funciona con el puñado de grandes transportistas dispuestos a aceptar otro acceso, y falla en la larga cola, porque una empresa con doce camiones no va a dedicar personal a un portal por un solo cliente. Además, el estado que obtiene se introduce a mano, que es el tipo de marca de tiempo más débil.

2. EDI punto a punto por transportista. Robusto, auditable y la respuesta correcta cuando un transportista ya trabaja con usted por EDI. El coste es que cada conexión es un proyecto propio de cuatro a doce semanas con un mapeo a medida, así que llega a sus cinco principales transportistas y ahí se detiene. La comparación de canales está en API frente a EDI.

3. Agregación por plataforma. Una única integración con SAP, y la plataforma se encarga del lado del transportista: proveedores de telemática para la posición, una app para conductores donde no hay dispositivo, EDI donde un socio solo puede enviar ficheros. Esta es la opción que llega a la larga cola, porque la conexión se hace una vez con cada proveedor de telemática en lugar de una vez con cada transportista. El funcionamiento está en integración telemática.

La comparación honesta: la opción 1 es la más barata y la que menos cubre, la opción 2 ofrece la mayor calidad de datos en los pocos transportistas capaces de mantenerla, y la opción 3 es la que lleva la cobertura de red de aproximadamente un quince por ciento de las cargas a la mayoría de ellas. No son excluyentes, y el entorno adecuado usa EDI para los transportistas que ya lo tienen y agregación para todos los demás.

Las siete semanas

La puesta EN FUNCIONAMIENTO está garantizada en siete semanas, y el calendario es el mismo en cada integración porque el lado de la plataforma nunca cambia. Lo que varía es la rapidez con la que su equipo puede facilitar un sistema de pruebas y una persona de contacto designada.

1. Semanas 1 y 2, análisis. Acordamos la lista de campos, la dirección de cada campo y qué sistema es el autorizado para él. Esta es la reunión que decide si el proyecto será sencillo, y omitirla es la razón por la que las integraciones se desvían.
2. Semanas 3 y 4, conexión. Credenciales, endpoints y un primer mensaje circulando en un entorno de pruebas. Todavía no se mapea nada, estamos comprobando el canal.
3. Semana 5, mapeo y eventos. Sus campos sobre nuestro modelo de eventos, incluida la definición de llegada, que es la más discutida de todas.
4. Semana 6, ejecución en paralelo. Ambos sistemas en funcionamiento, con el recuento de eventos comparado a diario. Cualquier discrepancia es un error de mapeo detectado antes de que nadie dependa de él.
5. Semana 7: puesta en marcha y traspaso. Los sistemas que consumen los datos cambian de origen y la supervisión pasa a su equipo, junto con el informe de conciliación que le avisa cuando un flujo deja de enviar datos.

Ubicación de los datos, RGPD e ISO 27001

Los datos de transporte son datos operativos sobre conductores y vehículos identificables, así que quedan sujetos al RGPD sea cual sea la vía por la que nos llegan. En una revisión de seguridad europea suelen plantearse tres cuestiones, y las respuestas no cambian según la integración.

• Dónde residen los datos. El tratamiento y el almacenamiento permanecen dentro de la UE.
• Quién puede verlos. Sus datos de transporte permanecen dentro de su red de transportistas de confianza. Cada transportista ve solo las cargas que tiene asignadas, no el conjunto de su red.
• Cómo se gobiernan. TrucksOnTheMap cuenta con la certificación ISO 27001, y los controles que importan en una integración de transporte son el control de accesos, la conservación de los datos y el registro de auditoría de cada evento.

Los datos de posición plantean su propia cuestión de conservación. Decida de antemano cuánto tiempo se guardan las señales en bruto frente a los eventos derivados, porque son los eventos derivados los que necesitan sus KPI y es el rastro en bruto lo que preguntará un comité de empresa.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se integra TrucksOnTheMap con SAP?

A través de las interfaces estándar de SAP, no de un complemento instalado. Según el entorno, eso significa IDoc, un servicio OData o REST, o un intercambio de ficheros programado, y cuál se aplica depende de si trabaja con ECC o S/4HANA y de si la gestión del transporte está integrada o es independiente. El canal se acuerda durante el análisis previo, no se da por sentado.

¿Es TrucksOnTheMap un complemento certificado por SAP?

No. La integración funciona sobre las interfaces estándar, y es algo deliberado: no hay ninguna petición de transporte de Basis hacia el sistema SAP, nada que instalar ni ningún proyecto de Basis al que esperar. Eso es lo que hace realista una puesta en marcha en siete semanas en un entorno donde un cambio dentro del sistema llevaría dos ciclos de versión.

¿Qué datos vuelven a SAP?

La asignación y confirmación del transportista, el precio acordado cuando se contrata así, la posición en tiempo real y la ETA de cada parada, los eventos clave de cargado, llegado y entregado, el documento ePOD o eCMR, y una confirmación de entrega apta para el cuadre de facturas. La orden de transporte en sí sigue siendo la fuente autorizada en SAP.

¿Sustituye esto a SAP TM?

No. La planificación del transporte, la orden de transporte, el objeto de coste y el flujo financiero se quedan en SAP. Lo que la plataforma aporta es la capa de ejecución: la asignación contra la disponibilidad real de los transportistas y el flujo de eventos desde la carretera que el ERP no tiene de dónde obtener.

¿Cuáles son las opciones para integrar transportistas con SAP TM?

Tres, y la mayoría de los entornos las usan todas. Colaboración con transportistas dentro de SAP, donde los transportistas entran en un portal e introducen su propio estado, que funciona con los grandes transportistas y falla en la larga cola. EDI punto a punto por transportista, robusto y auditable pero que cuesta de cuatro a doce semanas por conexión con un mapeo a medida. Y agregación por plataforma, una única integración con SAP en la que la plataforma se encarga del lado del transportista mediante proveedores de telemática, una app para conductores y EDI, que es la opción que llega a las pequeñas empresas de transporte.

¿Necesitamos un equipo de proyecto de SAP para que esto funcione?

Un equipo de desarrollo no. Lo que hace falta es un contacto designado que pueda confirmar la lista de campos y su dirección, las credenciales y un sistema de pruebas. La mayor parte de las siete semanas se dedica a acordar qué significa cada campo y a hacer funcionar ambos sistemas en paralelo, más que a desarrollar.

Véalo en su propio entorno

Traiga un tipo de orden de transporte y una ruta. Le mostraremos cómo sale de SAP y cómo la posición, la ETA y el ePOD vuelven al mismo registro.